Los temas de este informe tratan sobre ciertas rutinas, tareas y controles a realizar por parte del profesional en su rol de Director de Obra (DO) relacionados con el cumplimiento de disposiciones administrativas y económicas de los pliegos de condiciones de los contratos de construcción tipo, en relación con el seguimiento y control de los precios contractuales.
Anticipos para la compra de materiales
Los pliegos de condiciones de los contratos de construcción, incluyen las siguientes definiciones: “El régimen de anticipos para la compra de materiales está previsto para que el comitente abone anticipadamente al contratista un importe convenido a los efectos de fijar el precio de la provisión, la que quedará cubierta por una garantía a favor del comitente”. “Los ítems y rubros objeto de anticipos para la compra de materiales, mantendrán en lo sucesivo su precio inamovible en la misma proporción con que hayan sido objeto de anticipos”. La aplicación de este régimen persigue un doble objetivo: Facilitar la gestión del contratista y reducir sus gastos financieros, circunstancia reflejada generalmente en una mejora del precio de la oferta; y permitir al comitente fijar anticipadamente el precio de una parte significativa del rubro afectado.
La decisión de adoptar este régimen es de exclusiva competencia del comitente. En cada caso conviene evaluar las ventajas y desventajas en función de la naturaleza de los materiales o equipos afectados, el monto de la operación, la solvencia moral y económica del contratista y las garantías ofertadas. Decidido el pago del anticipo, corresponde establecer el lugar donde acopiar los materiales o equipos: En la obra, si fuera posible; en el taller, cuando los materiales deban ser procesados previo a su envío a obra o en depósitos del contratista o del proveedor, cuando no sean posibles las alternativas anteriores.
El acuerdo de un régimen de anticipos para la compra de materiales puede ser posterior a la firma del contrato, en cuyo caso, se recomienda al DO redactar disposiciones para implementarlos.
Los anticipos financieros
Se trata de las sumas de dinero que el comitente adelanta al Contratista para su mejor desenvolvimiento en la provisión de materiales y mano de obra para la ejecución de los trabajos a su cargo. Los pliegos de condiciones de los contratos de construcción suelen incluir al respecto: “Que los anticipos son de aplicación cuando así ha sido establecido en la contrata, que es necesario sean amparados por garantías, y finalmente, que no sean afectados por deducciones para el fondo de reparo”. El acuerdo de un régimen de anticipos financieros puede ser posterior a la firma del contrato, en cuyo caso, se recomienda al DO redactar disposiciones para implementarlo.
Liquidación de los trabajos
La valoración de los trabajos realizados a los efectos de su pago por parte del comitente resulta de una secuencia de tareas que conforman un ejercicio al cual la DO debe prestar mucha atención, dado que en caso de incurrir en errores puede afectar los intereses del comitente o de los contratistas. El procedimiento se inicia con la organización de las planillas a utilizar por cada contratista a fin de efectuar sus liquidaciones, continúa con la medición de los trabajos realizados, la revisión de las liquidaciones que presentan los contratistas en base a las mediciones efectuadas y la emisión de los certificados por parte de la DO para su pago por parte del comitente.
A los efectos de facilitar la medición de los trabajos y la preparación de las liquidaciones, conviene que las propuestas de los contratistas sean desagregadas hasta alcanzar el detalle que considere necesario la DO, ya sea por rubros e ítems y/o por sectores o niveles de obra y, en su caso, en materiales y mano de obra. De esta manera, se facilita la conformación de las planillas de liquidación que el contratista prepara siguiendo las directivas de la DO, demandando sean configuradas bajo determinados programas informáticos, por ello, se facilita enormemente la confección de las planillas y su revisión.
Medición de los trabajos
Conviene que la DO acuerde con los contratistas las fechas y rutinas para llevar a cabo conjuntamente las mediciones, las cuales pueden ser realizadas también por sus representantes autorizados. Es práctica recomendable la suscripción de un acta con el detalle de las mediciones desarrolladas. Usualmente, se miden los totales de los trabajos efectuados hasta ese momento y el trabajo a liquidar en el lapso surge por diferencia con el liquidado en el segmento anterior. Cada rubro y/o ítem se mide según las unidades utilizadas en la oferta del contratista, muchos pueden medirse en obra, otros sobre planos y otros, especialmente los cotizados en forma global, pueden estimarse como un porcentaje del total cotizado. En función de la medición y los precios de su oferta, el Contratista, confecciona las planillas de liquidación.
Liquidaciones del Contratista
Se recomienda imponer al contratista la obligación de presentar separadamente las liquidaciones de diferente naturaleza, por ejemplo, de trabajos según precios de contrato, de modificaciones, de anticipos para la compra de materiales o de anticipos financieros si los hay. Conviene aconsejar al contratista para postergar la emisión de las facturas oficiales hasta que la DO haya aprobado las liquidaciones y emitido el certificado respectivo. Seguir este procedimiento evitará inconvenientes en caso de efectuar correcciones ordenadas por la DO.
Certificación de los trabajos
Una vez revisadas y aprobadas las liquidaciones del contratista, la DO las remite al comitente emitiendo un certificado con el acuerdo para su pago. Los pliegos de condiciones disponen el procedimiento para la emisión de certificados y los alcances de estos instrumentos contractuales. Resulta conveniente que la DO adopte ciertas rutinas para la emisión de los certificados en función de las disposiciones de los contratos comitente/contratistas. En el caso de obras por contratos separados se recomienda incorporar disposiciones uniformes en los pliegos de condiciones de los diversos contratos con respecto a la periodicidad y fecha de emisión de las liquidaciones. Esta rutina facilita otras rutinas, la del comitente para prever los fondos y efectuar los pagos y las de la DO para la revisión de las liquidaciones, emisión de los certificados y de las facturas de honorarios por dirección de obra.
Aplicación de sanciones
Es conveniente que los pliegos de condiciones establezcan sanciones a aplicar a los contratistas por incumplimiento de sus obligaciones contractuales. Los cargos son sanciones en dinero que, según previsiones contractuales, el comitente puede imponer a un contratista para resarcirse por los costos y gastos en que deba incurrir por los perjuicios ocasionados motivados por sus acciones, errores u omisiones o sus efectos. Previo a la imposición de un cargo se debe brindar al contratista la oportunidad de proceder a la reparación correspondiente con sus propios medios o mediante terceros. En su defecto, los trabajos serán encomendados por el comitente a un tercero y el DO debe llevar cuenta de los costos, gastos y honorarios necesarios para valorar el monto de la imposición. Las multas son sanciones en dinero que, de acuerdo con previsiones contractuales, el comitente puede imponer al Contratista por incumplimientos en la ejecución de los trabajos, por contravenir disposiciones contractuales o desatender órdenes de servicio. Los pliegos pueden prever multas por diversas contravenciones y por montos que varían según su gravedad. Las multas y cargos los aplica el comitente a solicitud del DO, razón por la cual, se recomienda la consulta al comitente antes de efectuar una solicitud formal, pues la aplicación casi siempre da lugar a un pedido de reconsideración por parte del contratista y no es conveniente rectificar la medida una vez aplicada.
